Корпоративный документооборот - процесс обмена разными официальными бумагами внутри организации или между разными компаниями с использованием электронных средств коммуникации и хранения информации. Активный переход к нему обусловлен новыми веяниями в законодательстве страны, технологиями, используемыми контрагентами и крупными компаниями.
Все отправленные бумаги подписываются с помощью квалифицированной электронной подписи. Благодаря ей бланки становятся юридически значимыми. ЭДО включает создание, отправку, получение, хранение, управление, контроль и обработку документов, связанных с деловыми операциями и деятельностью предприятия. Его целью выступает повышение эффективности работы организации, улучшение доступности и безопасности документов, уменьшение времени и затрат на обработку и управление документами.
Используемая организациями корпоративная система электронного документооборота имеет несколько достоинств:
Перед выбором программы определите, какие именно задачи должна решать система, какие документы и процессы будут участвовать. Учитывайте требования к безопасности, удобству использования и интеграции с другими системами. Оцените функциональные возможности системы. Убедитесь, что она поддерживает ваши бизнес-процессы и позволяет автоматизировать необходимые операции.
Важны и вопросы безопасности, защиты данных. Система должна обеспечивать шифрование информации, контроль доступа и аудит, чтобы предотвратить несанкционированный доступ. При возможности оцените быстродействие программы и ее масштабируемость. Она должна быть способна обрабатывать большие объемы документов, обеспечивать быструю доставку.